Comment choisir un bon service de courrier en ligne

Il existe tellement de services de messagerie qu'il est difficile d'en choisir un. Et avec autant d'options différentes, comment savoir quel service est le meilleur pour votre entreprise ? Il y a de nombreux facteurs à prendre en compte, mais un bon point de départ est de se poser trois questions clés : Quels sont les besoins de mon entreprise en matière de service de messagerie électronique ? De quel espace de stockage avons-nous besoin ? Existe-t-il des fonctionnalités spéciales qui pourraient nous aider à rationaliser notre flux de travail ? En fonction de vos réponses, certains services seront meilleurs que d'autres. Dans cette optique, voici quelques conseils pour choisir un bon service de messagerie en ligne. END

Déterminer les besoins de votre entreprise en matière de services de messagerie électronique

Si vous choisissez un service de messagerie pour la première fois, il peut être utile de réfléchir aux besoins de votre entreprise en la matière. Voici quelques questions qui peuvent vous aider à le faire. Quelles sont les habitudes générales de vos employés en matière de courrier électronique ? Les employés devront-ils envoyer des e-mails sécurisés ? Quels types de modèles ou de phrases à signer les employés enverront-ils ? Combien de courriels devrez-vous stocker ? Comment comptez-vous accéder à ces courriels ? Votre entreprise utilise-t-elle un programme de messagerie ou une application particulière que vous devez intégrer au service ? En évaluant vos besoins et vos souhaits, vous pourrez mieux comprendre ce qui est disponible et faire un choix éclairé. FIN

Combien d'espace de stockage avez-vous besoin ?

Il est important de garder à l'esprit l'espace de stockage car il détermine le nombre d'e-mails que vous pouvez stocker. La plupart des services proposent une version gratuite, mais les versions payantes (généralement de 2 à 10 $ par mois) offrent généralement plus d'espace de stockage. Si vous débutez et n'avez pas beaucoup d'e-mails, vous n'avez probablement pas besoin d'un plan avec beaucoup d'espace de stockage. En revanche, si vous prévoyez de recevoir un grand nombre d'e-mails dans quelques mois, vous pouvez envisager un plan offrant plus d'espace de stockage ainsi que des fonctionnalités qui vous aideront à organiser votre boîte de réception et à conserver les e-mails plus longtemps. FIN

Quelles sont les fonctions les plus importantes ?

Certains services de messagerie offrent un grand nombre de fonctions différentes. Celles-ci peuvent être utiles pour gérer votre flux de travail et organiser votre boîte de réception, mais il est important de réfléchir à celles qui sont vraiment les plus importantes pour votre entreprise. Par exemple, vous pouvez choisir un service de messagerie qui s'intègre à un calendrier en ligne pour planifier des réunions, ou un service qui permet l'envoi d'e-mails en masse ou des flux de travail automatisés - ou toutes ces fonctions. Vous pouvez également choisir un service de messagerie qui vous offre la possibilité d'avoir des adresses électroniques de domaine personnalisé (ce que de nombreux services de messagerie gratuits ne proposent pas). Vous pouvez également choisir un service de messagerie qui offre des options de sécurité, telles que l'authentification à deux facteurs, pour protéger les données de votre entreprise. FIN

Découvrez ce qui fonctionne actuellement pour d'autres entreprises de votre secteur.

Lorsque vous choisissez un service de messagerie, il peut également être utile de regarder ce que les autres entreprises de votre secteur utilisent. Nombre d'entre elles ont probablement réfléchi longuement avant de prendre leur décision et peuvent proposer des fonctionnalités ou des raisons qui vous seront utiles. Vous pouvez généralement trouver ces informations sur le site web d'une organisation, sur ses pages de médias sociaux ou sur les articles de blog du site web. Vous pouvez également demander à quelques-uns de vos contacts de confiance dans le secteur ce qu'ils utilisent et pourquoi. Si vous choisissez un service de messagerie pour votre entreprise B2B, privilégiez les services qui proposent des adresses électroniques professionnelles, comme celles des domaines .com ou .org. FIN

Vérifiez la rapidité du service clientèle et la réactivité de l'équipe.

Lorsque vous choisissez un service de messagerie, il est important d'en trouver un qui a fait ses preuves en matière de service clientèle. Vous voulez être sûr que si vous avez des problèmes avec votre compte, la configuration des réponses automatiques ou l'inscription à d'autres fonctions, vous obtiendrez rapidement de l'aide. Vous pouvez généralement trouver ces informations dans les avis sur les entreprises ou en contactant directement l'entreprise. Si vous choisissez un service de messagerie électronique pour votre entreprise B2B, vous pouvez rechercher un service doté d'un service d'assistance téléphonique 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 ou d'une fonction de chat en direct qui offre une assistance dans la langue de votre secteur d'activité ou qui fonctionne avec votre langue. FIN

N'oubliez pas de lire les petits caractères et de configurer des alertes clés.

Lorsque vous choisissez un service de messagerie électronique, veillez à lire les petits caractères pour connaître les limitations éventuelles ou tout ce que vous devez savoir avant de vous inscrire. Par exemple, certains services limitent le nombre d'e-mails que vous pouvez envoyer chaque mois, la taille des pièces jointes ou le nombre d'e-mails que vous pouvez recevoir. Ces facteurs peuvent être importants selon la façon dont vous utilisez votre boîte de réception. Vous pouvez également configurer des alertes e-mail clés et des intégrations avec d'autres services pour vous assurer que vous restez à jour. Par exemple, vous pouvez configurer une alerte pour vous avertir lorsqu'un contact important s'inscrit à votre liste de diffusion ou une alerte pour vous avertir lorsque quelqu'un vous envoie un courriel auquel vous n'avez pas encore répondu. FIN

Conclusion

Le choix d'un bon service de messagerie est l'une des décisions professionnelles les plus importantes que vous puissiez prendre. Il peut vous aider à gagner du temps, à organiser votre boîte de réception et à établir vos relations professionnelles plus efficacement. Lorsque vous choisissez un service de messagerie, commencez par vous poser quelques questions sur les besoins de votre entreprise en matière de messagerie, sur l'espace de stockage dont vous avez besoin et sur les fonctions les plus importantes. Vous pouvez également vous renseigner sur ce qui fonctionne actuellement pour d'autres entreprises de votre secteur. Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous serez mieux armé pour choisir un bon service de courrier électronique en ligne.